أصدرت هيئة الأوراق المالية والسلع، تعميماً للشركات المساهمة العامة المحلية المدرجة للتأكيد على الأحكام التي نص عليها كل من القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2015 في شأن الشركات التجارية وتعديلاته وقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (7 ر.م) لسنة 2016 بشأن معايير الانضباط المؤسسي وحكومة الشركات المساهمة العامة وتعديلاته وذلك مع بدء فترة الإفصاح عن البيانات المالية السنوية وانعقاد الجمعيات العمومية السنوية للشركات المدرجة في العام 2020.

ويتضمن التعميم إلزام الشركات بعدم نشر الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في الصحف إلا بعد موافقة الهيئة على النشر مع الالتزام بإرسال الإخطار بالدعوة لانعقاد الجمعية العمومية للشركة إلى السوق المدرجة به الشركة وتوجيه الدعوة إلى جميع المساهمين بإعلان في صحيفتين يوميتين محليتين تصدر إحداهما على الأقل باللغة العربية وبكتب مسجلة وذلك قبل الموعد المحدد للانعقاد بخمسة عشر يوماً على الأقل.

كما ينص التعميم على أن حضور الجمعية العمومية حق لكل مساهم وله من الأصوات ما يعادل عدد أسهمه، ويجوز لمن له حق حضور الجمعية أن ينيب عنه من يختاره من غير أعضاء مجلس الإدارة بمقتضى توكيل خاص ثابت بالكتابة وذلك وفقاً للضوابط التالية: لا يجوز للوكيل إن كان يمثل عددا من المساهمين "أي أكثر من واحد" أن يحوز بصفته وكيلا عن هؤلاء المساهمين أكثر من "5%"من رأس المال الشركة.. أما إذا كان وكيلاً عن مساهم واحد فيجوز أن يتخطى في وكالته نسبة "5%" من رأس لمال الشركة.

وتطرق التعميم إلى أن انسحاب أي من المساهمين أو ممثليهم من اجتماع الجمعية العمومية بعد اكتمال نصاب انعقادها لا يؤثر على صحة انعقاد الجمعية العمومية مهما كان عدد الأسهم التي انسحبت التي يملكها المساهم أو ممثلاً عن غيره من المساهمين، على أن يتبع في إصدار القرارات الأغلبية المقررة في القانون.

ويتيح القرار الخاص بمعايير الانضباط المؤسسي والحوكمة للشركات إمكانية إرسال الدعوات لانعقاد الجمعية العمومية لمساهمي الشركة عن طريق الرسائل النصية "SMS" أو البريد الإلكتروني شريطة تعديل المادة الخاصة بإعلان الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في النظام الأساسي للشركة إضافة إلى التنسيق مع السوق المعني بشأن آلية التطبيق وإرسال الدعوات والتواصل مع كافة المساهمين لتحديث بياناتهم لدى الشركة والسوق المالي.

وفيما يخص حضور الجهات الرقابية للجمعيات العمومية، أوضح التعميم أن "للهيئة والسلطة المختصة إرسال مراقب عن كل منهما أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعية العمومية للشركات دون أن يكون لأي منهم حق التصويت ويثبت حضورهم في محضر اجتماع الجمعية العمومية كما أن للمصرف المركزي أو هيئة التأمين إرسال مراقب عن كل منهما أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعية العمومية للشركات الخاضعة لرقابتهما دون أن يكون لأي منهم حق التصويت ويثبت حضورهم في محضر اجتماع الجمعية العمومية".

وحول إصدار قرار خاص بين التعميم، فإنه في حال تضمن جدول أعمال الجمعية بند بحاجة الى قرار خاص، خاصة تلك المتعلقة بهيكلة رأس مال الشركة، الدمج والاستحواذ، استمرارية الشركة من عدمه، وغيرها من الأمور الهامة يتعين توفير التقرير والمستندات التفصيلية المتعلقة بهذا البند مرفقاً بالدعوة وجدول الأعمال، وفي حال تضمن جدول أعمال الجمعية تعديل عقد التأسيس والنظام الأساسي فإنه يجب إصدار قرار خاص من الجمعية العمومية للشركة بتعديل عقد تأسيسها أو نظامها الأساسي وذلك بعد الحصول على موافقة الهيئة والسلطة المختصة.

كما تضمن التعميم إجراءات انتخاب أعضاء مجلس الإدارة والإفصاح باللغتين العربية والإنجليزية إضافة إلى عملية التصويت الإلكتروني على قرارات الجمعية العمومية وانتخاب أعضاء مجالس الإدارة مع مراعاة التنسيق مع السوق المعني قبل الجمعية بوقت كاف للاتفاق مع المتطلبات والإجراءات الواجب تطبيقها إضافة إلى الإفصاح على الموقع الالكتروني للسوق المعني والشركة ضمن صفحة علاقات المستثمرين ومن خلال دعوة الجمعية العمومية ومن خلال وسائل التواصل الأخرى عن تاريخ ومدة فتح باب التصويت الإلكتروني ذلك وفقاً للآلية المعتمدة من السوق المعني في هذا الشأن إضافة إلى أن يوضح رئيس الاجتماع عدد الاسهم المشاركة بالاجتماع من خلال التصويت الإلكتروني والذي تم إثبات حضورهم بسجل المساهمين عند الإعلان عن اكتمال النصاب القانوني المقرر لانعقاد الاجتماع مع أهمية أن يوضح جامع الأصوات عند التصويت على قرارات الجمعية العمومية عدد الأصوات المشاركة من خلال التصويت الإلكتروني على كل قرار من قرارات الجمعية العمومية.